Erfolgreiche Eventplanung: Darauf müssen Sie bei der Organisation einer Veranstaltung achten

Events jeglicher Art sind eine grosse Herausforderung für die Veranstalter. Denn ob Kleinveranstaltung in Form eines Dorffests oder Open-Air-Konzert für tausende Besucher – für einen reibungslosen Ablauf müssen die unterschiedlichsten Gewerke ineinandergreifen.

Das erfordert eine Menge Organisationsgeschick und viel Liebe zum Detail. Um Neulingen die Planung zu erleichtern, bieten wir Ihnen hier eine Aufstellung, welche Aspekte Sie bei der Eventorganisation beachten müssen.

Inhaltsverzeichnis

1. Finden Sie eine geeignete Location
2. Klären Sie rechtliche Aspekte ab
3. Gewinnen Sie Sponsoren und Förderer
4. Buchen Sie geeignete Acts
5. Beworben Sie Ihr Event aktiv
6. Besorgen Sie geeignete Technik
7. Planen Sie Catering – und die WC-Situation
8. Nutzen Sie Pro-Tent Faltzelte
9. Geniessen Sie Ihr Event – und bereiten Sie es nach
10. Checkliste für Ihr Event

1. Finden Sie eine geeignete Location für Ihr Event

Die Suche nach einer passenden Location hängt stark von der Art des Events ab. Für ein Firmenjubiläum müssen schliesslich andere Voraussetzungen erfüllt werden als für Public Viewing, ein Konzert, ein Sportanlass, ein Dorffest oder einen Kleinkunstabend.
Entsprechend müssen Sie genau abschätzen, welcher Veranstaltungsort Ihrem Event besonders gerecht wird. Je nach Jahreszeit ist die erste Entscheidung: Indoor oder Outdoor? Beides hat Vor- und Nachteile.

Die Auswahl der geeigneten Location ist ein guter Startpunkt. Denn so wissen Sie, welche Herausforderungen Sie erwarten und was Sie an Material etc. besorgen müssen.

2. Klären Sie die rechtlichen Aspekte Ihrer Veranstaltung ab

Gleich vorneweg: Wir können natürlich keine verbindliche Rechtsberatung für die Eventplanung geben. Dafür sind die verschiedenen regionalen Regelungen und Vorschriften von Verwaltungen, Behörden oder Verwertungsgesellschaften (z. B. GEMA in Deutschland) zu verstrickt. 

Deshalb muss hier der Hinweis genügen, dass es wichtig ist, dass Sie Sich im
Vorfeld darüber schlau machen, welche rechtlichen Bedingungen Sie erfüllen
müssen. Eine gute Anlaufstelle bietet Ihnen dafür die lokale Verwaltung, die Ihnen
bereits viele Informationen für Ihre Eventorganisation geben kann. Ggf. müssen Sie
hier auch eine Genehmigung einholen.

Insgesamt geht es bei rechtlichen Fragen um Themen wie:

• Brandschutz
• Sicherheitskonzepte
• Lärmschutz usw. usf.

3. Gewinnen Sie Sponsoren und Förderer zur finanziellen Absicherung

Gerade grössere Events kommen nicht ohne Sponsoring aus. Aber auch bei kleinen Veranstaltungen können Sie Unterstützer suchen und somit finanzielle Sicherheit schaffen. Wenden Sie Sich z. B. an lokale Kulturvereine oder Unternehmen. Auch Banken haben oft Fördertöpfe für kulturelle Events. Darüber hinaus können Sie Sich direkt an die Stadt, Gemeinde bzw. Verwaltung richten, die häufig Fördermittel für Veranstaltungen anbieten. Auch grössere Stiftungen oder politische Instanzen können eine geeignete Anlaufstelle sein.

Wichtig ist:

• Zeigen Sie privaten bzw. Sponsoren aus der Wirtschaft immer einen klaren Vorteil und Gegenwert auf (z. B. Logodruck auf allen Werbemitteln, Faltzelte mit bedruckten Planen der Sponsoren oder Aufsteller vor Ort).
• Bei Förderanträgen ist es wichtig, die entsprechenden Regelungen einzuhalten und einen passenden Mehrwert der Veranstaltung zu kommunizieren. Es muss klar werden, warum eine Förderung sinnvoll ist. Die Bearbeitungszeit dauert hier oftmals etwas länger, kümmern Sie Sich also frühzeitig darum.

4. Buchen Sie spannende Acts, die Ihre Veranstaltung bereichern

Ob Musik, Comedy, Redner oder Artisten – für jedes Event gibt es passende Showacts, die es spannend machen. Bemühen Sie Sich also frühzeitig darum, passende Talente zu gewinnen, die auch eine gewisse Strahl- und Anziehungskraft für Ihre Zielgruppe gewinnen.

Natürlich macht es hier einen Unterschied, ob Sie einen Showact für ein Firmenbankett suchen oder ein Jugendfest veranstalten, bei dem die Band klar im Zentrum der Aufmerksamkeit steht.

Beliebte Künstler haben oft schon früh volle Kalender, insbesondere Showbands und DJs. Achten Sie also unbedingt darauf, dass Sie Sich rechtzeitig um die passenden Acts bemühen.

5. Organisieren Sie eine Werbeaktion für Ihr Event

Veranstaltungen leben davon, Besucher anzulocken und Tickets zu verkaufen. Entsprechend wichtig ist es, dass Sie Ihre Veranstaltung früh und aktiv über die passenden Kanäle bewerben.

• Analoge Werbekanäle: In ländlichen Gegenden sind z. B. Plakate in beliebten Geschäften, Flyer oder Annoncen am Schwarzen Brett bzw. in der lokalen Zeitung je nach Zielgruppe wichtige Kanäle.
• Digitale Medien: Social Media oder eine eigene Webseite können ein guter Weg sein, um Ihr Event publik zu machen.
• Regionale Übersichten & Promo-Stände: Nutzen Sie regelmässige Kulturübersichten der Regionen. Sie können es auch noch direkter angehen und ein Faltzelt als Promotionstand einsetzen, um die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe zu gewinnen und Tickets im Vorverkauf abzusetzen.

Wichtig ist, dass Sie die passenden Kanäle für Ihre Zielgruppe auswählen und mit genügend Vorlauf die entsprechende Mühe in Werbemassnahmen investieren. Denn nur ein gut besuchtes Event ist am Ende ein voller Erfolg für alle Beteiligten.

6. Besorgen Sie die notwendige Veranstaltungstechnik

Was Sie genau an Technik brauchen, lässt sich nicht pauschal sagen. Es gibt aber
einige Dinge, ohne die Sie sehr wahrscheinlich nicht auskommen werden:

• Gute Beleuchtung mit passender Lichtstimmung
• Sehr viele Kabel
• Hochwertige und leistungsstarke Musikanlage
• Passendes Mischpult zur Einstellung des Sounds
• Bei Live-Bands: viele Bestandteile wie Mikrofone, Verstärker etc. (ABER: Viele Bands bringen lieber ihr eigenes Equipment mit)

Darüber hinaus hat jedes Event andere technische Anforderungen. Bei Indoor-Eventlocations ist die notwendige Technik häufig schon vorhanden. Ansonsten können Sie Sich an einen Technikverleih wenden, wo Sie professionell beraten werden.

Bei Outdoor-Events sollten Sie bedenken: Technik ist teuer und muss gut geschützt werden. Dafür eignet sich ein FOH-Zelt. So bleibt die Funktion bei jedem Wetter gewährleistet und es entsteht kein kostspieliger Schaden.

7. Kümmern Sie Sich um die Verpflegung bzw. das Catering

Ob Getränkeverkauf beim Konzert, Galadinner beim Firmenjubiläum oder Streetfood-Stände auf dem Festivalgelände – die geeignete Verpflegung spielt auf jedem Event eine wichtige Rolle. Immerhin möchten Sie, dass die Besucher sich wohlfühlen und für alle Bedürfnisse gesorgt ist.

Was Sie genau benötigen, hängt natürlich wieder stark von der Art der Veranstaltung ab:

• Bei längeren Konzerten sollten Sie auf jeden Fall überlegen, ob es zusätzlich zu Getränken kleinere Snacks zu kaufen gibt.
• Bei Tagesevents werden Sie ohne geeignetes Catering nicht auskommen. Art,
  Umfang und Qualität bestimmt dabei der Anlass.

Und vergessen Sie auch nicht, dass wer isst und trinkt, auch andere Bedürfnisse entwickelt. Klären Sie also die WC-Situation frühzeitig und sorgen Sie für geeignete Möglichkeiten.

8. Nutzen Sie Pro-Tent Faltzelte – die vielfältigen Begleiter bei jedem Event

Faltzelte sind aufgrund des schnellen Auf- und Abbaus perfekt für die temporäre Nutzung bei Events geeignet. Bei einem Indoor-Event können Sie so den Einlass vor die Tür auslagern oder einen überdachten Raucherbereich schaffen.

Bei Outdoor-Events wie Festivals oder Open-Air-Konzerten finden Faltzelte vielfältige Anwendung wie z. B.:

• Catering & Ausschank
• Einlasskontrolle
• Merchandise-Stand
• Erste-Hilfe-Zelt
• VIP-Lounge
• Apéro-Bereich
• FOH-Zelt für Technik

Der Vorteil der hochwertigen Pro-Tent Faltzelte liegt in der robusten Fertigung, die Sie auch bei schlechtem Wetter nicht im Stich lässt. Unsere Faltpavillons sind wasserdicht, wind- und wetterfest und ermöglichen Ihnen einen schnellen Auf- und Abbau.

Darüber hinaus können Sie sie vielfältig gestalten und die Rückwände als Fläche für die Bedruckung mit den Logos von Sponsoren, Unterstützern oder Ihrem Eventunternehmen nutzen. Um Ihnen die Eventorganisation noch einfacher zu gestalten, können Sie unser vielfältiges Zubehör-Sortiment nutzen mit Artikeln wie einer Bartheke, einem Blendenvorbau, Panorama-Wänden, Gewichten u. v. m.

9. Geniessen Sie die Veranstaltung und bereiten Sie sie entsprechend nach

Als Veranstalter haben Sie leider den stressigsten Job am Tag der Veranstaltung. Denn während alle anderen Spass haben, müssen Sie stets die Gesamtsituation im Blick behalten. Schliesslich kann schnell etwas spontan schiefgehen oder Unerwartetes passieren.

Hier hilft Ihnen ein gut eingespieltes Team im Rücken, um den Druck von Ihnen zu nehmen. Auch entsprechende Proben und Soundchecks sorgen für einen reibungslosen Ablauf. So haben auch Sie die Möglichkeit, den Tag zu geniessen. Immerhin haben Sie lange darauf hingearbeitet.

Nach dem Event beginnt für Sie dann die Nachbereitung und Abrechnung. Idealerweise haben Sie – je nach Event – die Presse eingeladen und können Sich über positive Berichte freuen. Auch Beiträge auf Social Media von Ihren Besuchern geben Ihnen ein direktes Feedback und zeigen, ob sich die Arbeit gelohnt hat.

Vielleicht haben Sie auch einen Fotografen gebucht, der das Event begleitet hat und Ihnen nun passende Fotos liefert, mit denen Sie allen zeigen können, was Sie auf die Beine gestellt haben. Sie dürfen zurecht stolz auf Sich sein!

Checkliste: 9 essenzielle Punkte für die Eventplanung

• [ ] Passende Location buchen
• [ ] Rechtliche Aspekte abklären
• [ ] Sponsoren und Förderer gewinnen
• [ ] Gewünschte Acts buchen
• [ ] Event aktiv bewerben
• [ ] Geeignete Technik besorgen
• [ ] Catering planen – und WC-Situation
• [ ] Pro-Tent Faltzelte einsetzen
• [ ] Das Event geniessen – und nachbereiten

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