Réussir la planification d’un événement

Voici ce à quoi vous devez faire attention lors de l’organisation d’un événement

Les événements en tout genre représentent un défi de taille pour les organisateurs. En effet, qu’il s’agisse d’une petite manifestation sous la forme d’une fête de village ou d’un concert en plein air pour des milliers de visiteurs, les corps de métier les plus divers doivent se coordonner pour que tout se déroule sans accroc.

Cela demande un grand sens de l’organisation et un grand amour du détail. Pour aider les néophytes avec la planification, nous vous proposons ici une liste d’aspects à prendre en compte lors de l’organisation d’un événement.

Trouvez un lieu approprié pour votre événement

La recherche d’un lieu adapté dépend fortement du type d’événement. Les exigences pour un anniversaire d’entreprise ne sont pas les mêmes que pour une projection publique, un concert, une fête de village ou une soirée de cabaret.

Vous devez donc évaluer avec précision le lieu qui convient le mieux à votre événement. Selon la saison, il faut d’abord décider des points suivants : Intérieur ou extérieur ? Les deux présentent des avantages et des inconvénients.

Les événements en plein air offrent une atmosphère particulière, surtout en été, et dès que vous avez trouvé un terrain adapté, vous pouvez entièrement créer vous-même votre événement. Vous devez bien sûr penser à des abris appropriés, en utilisant par exemple des tentes pliables.

Les manifestations en intérieur sont une option plus sûre en ce qui concerne la météo et constituent donc un meilleur choix, en particulier en hiver. De plus, elles offrent l’avantage d’avoir beaucoup d’éléments déjà en place (par exemple, l’équipement technique, le comptoir, les chaises...). Pour cela, vous devez travailler avec l’espace que vous avez à disposition.

Le choix d’un lieu approprié est un bon point de départ. En effet, vous savez ainsi quels sont les difficultés qui vous attendent et ce que vous devez vous procurer comme matériel, etc.

Trouvez des sponsors et des soutiens pour assurer votre sécurité financière

Les événements de grande envergure, en particulier, ne peuvent pas se passer de sponsoring. Mais vous pouvez aussi chercher des soutiens pour les petits événements et ainsi garantir une sécurité financière. Adressez-vous par exemple à des associations culturelles locales ou à des entreprises. Les banques aussi ont souvent des fonds de soutien pour les événements culturels.

En outre, vous pouvez vous adresser directement à la ville, à la commune ou à l’administration, qui proposent souvent des subventions pour les manifestations. Les grandes fondations ou les instances politiques peuvent également constituer un point de contact approprié.

Les points essentiels : Présentez toujours un avantage et une contrepartie clairs aux sponsors privés ou économiques (par exemple, impression du logo sur tous les supports publicitaires, tentes pliables avec bâches imprimées des sponsors ou présentoirs sur place).

En cas de demande de subvention, il est important de respecter les réglementations correspondantes et de bien communiquer sur la valeur ajoutée de l’événement. Il faut expliquer clairement en quoi une subvention est judicieuse. Le temps de traitement de ces subventions est souvent un peu plus long, occupez-vous-en donc à temps.

Organisez une action promotionnelle pour votre événement

Les événements vivent en attirant des visiteurs et en vendant des billets. Il est donc important que vous fassiez la promotion de votre événement de manière précoce et ciblée via les canaux appropriés.

Dans les zones rurales, les affiches dans les magasins très fréquentés, les flyers ou les annonces sur le tableau d’affichage communal ou dans le journal local sont par exemple des canaux importants en fonction du groupe cible. Mais les médias numériques tels que les médias sociaux ou votre propre site web peuvent également être un bon moyen de faire connaître votre événement.

En outre, il existe des agendas culturels réguliers des régions dans lesquelles vous pouvez placer votre événement. Vous pouvez aussi adopter une approche encore plus directe et utiliser une tente pliable comme stand promotionnel pour attirer l’attention de votre groupe cible et écouler les billets en prévente.

Il est important que vous sélectionniez les canaux appropriés pour votre groupe cible et que vous investissiez les efforts nécessaires dans des mesures publicitaires en vous y prenant suffisamment à l’avance. En effet, seul un événement avec une bonne fréquentation est au final une réussite totale pour toutes les parties prenantes.

Occupez-vous de la restauration ou du service-traiteur

Qu’il s’agisse de la vente de boissons lors d’un concert, d’un dîner de gala lors d’un anniversaire d’entreprise ou de stands de cuisine de rue sur le site d’un festival, une restauration adaptée joue un rôle important lors de chaque événement. Vous voulez que les visiteurs se sentent à l’aise et que tous les besoins soient satisfaits.

Ce dont vous avez besoin exactement dépend bien sûr à nouveau beaucoup du type d’événement. Pour les concerts longs, vous devriez dans tous les cas envisager d’acheter de petits snacks en plus des boissons. Pour les événements d’une journée, vous ne pourrez pas vous passer d’un service-traiteur adapté. La nature, l’étendue et la qualité de l’offre sont déterminées par l’événement.

Et n’oubliez pas non plus que ceux qui mangent et boivent doivent aussi satisfaire d’autres besoins. Clarifiez donc la situation des toilettes à temps et prévoyez des solutions adaptées.

Profitez de l’événement et faites-en le suivi en conséquence

En tant qu’organisateur, vous avez malheureusement le travail le plus stressant le jour de l’événement. Car pendant que tout le monde s’amuse, vous devez toujours garder un œil sur la situation globale. En effet, quelque chose peut vite mal tourner ou se produire de manière inattendue.

Dans ce cas, une équipe bien rodée à vos côtés vous aidera à vous libérer de la pression. Des répétitions et des balances adéquates garantissent également un déroulement sans faille. Ainsi, vous pourrez vous aussi profiter de la journée. Après tout, vous avez travaillé longtemps pour cela.

Après l’événement, vous devrez faire le suivi et les comptes. Idéalement, vous avez – selon l’événement – invité la presse et vous pouvez vous réjouir d’articles positifs. Les contributions de vos visiteurs sur les médias sociaux vous donnent également un feed-back direct et vous confirment si le travail en valait la peine.

Vous avez peut-être aussi fait appel à un photographe qui a accompagné l’événement et qui vous fournit maintenant des photos appropriées avec lesquelles vous pouvez montrer à tous ce que vous avez mis en place. Vous pouvez en être très fier !