Erfolgreiche Eventplanung

Darauf musst Du bei der Organisation einer Veranstaltung achten

Events jeglicher Art sind eine grosse Herausforderung für die Veranstalter. Denn ob Kleinveranstaltung in Form eines Dorffests oder Open-Air-Konzert für tausende Besucher – für einen reibungslosen Ablauf müssen die unterschiedlichsten Gewerke ineinandergreifen.

Das erfordert eine Menge Organisationsgeschick und viel Liebe zum Detail. Um Neulingen die Planung zu erleichtern, bieten wir Dir hier eine Aufstellung, welche Aspekte Du bei der Eventorganisation beachten musst.

Finde eine geeignete Location für Dein Event

Die Suche nach einer passenden Location hängt stark von der Art des Events ab. Für ein Firmenjubiläum müssen schliesslich andere Voraussetzungen erfüllt werden als für Public Viewing, ein Konzert, ein Dorffest oder einen Kleinkunstabend.

Entsprechend musst Du genau abschätzen, welcher Veranstaltungsort Deinem Event besonders gerecht wird. Je nach Jahreszeit ist die erste Entscheidung: Indoor oder Outdoor? Beides hat Vor- und Nachteile.

Outdoor-Events überzeugen gerade im Sommer mit einem besonderen Gefühl und Du kannst, sobald Du ein passendes Gelände gefunden hast, Deine Eventwelt vollständig selbst gestalten. Dabei musst Du natürlich an entsprechende Überdachungen denken, indem Du z. B. Faltzelte einsetzt.

Indoor-Veranstaltungen sind in Sachen Wetter die sichere Variante und deshalb insbesondere im Winter die bessere Wahl. Dazu bieten sie den Vorteil, dass oftmals viele Dinge schon vorhanden sind (z. B. Technik, Theke, Bestuhlung …). Dafür musst Du mit dem Raum arbeiten, den Du bekommst.

Die Auswahl der geeigneten Location ist ein guter Startpunkt. Denn so weisst Du, welche Herausforderungen Dich erwarten und was Du an Material etc. besorgen musst.

Kläre die rechtlichen Aspekte Deiner Veranstaltung ab

Gleich vorneweg: Wir können natürlich keine verbindliche Rechtsberatung für die Eventplanung geben. Dafür sind die verschiedenen regionalen Regelungen und Vorschriften von Verwaltungen, Behörden oder Verwertungsgesellschaften (z. B. GEMA in Deutschland) zu verstrickt.

Deshalb muss hier der Hinweis genügen, dass es wichtig ist, dass Du Dich im Vorfeld darüber schlau machst, welche rechtlichen Bedingungen Du erfüllen musst. Eine gute Anlaufstelle bietet Dir dafür die lokale Verwaltung, die Dir bereits viele Informationen für Deine Eventorganisation geben kann. Ggf. musst Du hier auch eine Genehmigung einholen.

Insgesamt geht es bei rechtlichen Fragen um Themen wie Brandschutz, Sicherheitskonzepte, Lärmschutz usw. usf.

Gewinne Sponsoren und Förderer zur finanziellen Absicherung

Gerade grössere Events kommen nicht ohne Sponsoring aus. Aber auch bei kleinen Veranstaltungen kannst Du Unterstützer suchen und somit finanzielle Sicherheit schaffen. Wende Dich z. B. an lokale Kulturvereine oder Unternehmen. Auch Banken haben oft Fördertöpfe für kulturelle Events.

Darüber hinaus kannst Du Dich direkt an die Stadt, Gemeinde bzw. Verwaltung richten, die häufig Fördermittel für Veranstaltungen anbieten. Auch grössere Stiftungen oder politische Instanzen können eine geeignete Anlaufstelle sein.

Wichtig ist: Zeige privaten bzw. Sponsoren aus der Wirtschaft immer einen klaren Vorteil und Gegenwert auf (z. B. Logodruck auf allen Werbemitteln, Faltzelte mit bedruckten Planen der Sponsoren oder Aufsteller vor Ort).

Bei Förderanträgen ist es wichtig, die entsprechenden Regelungen einzuhalten und einen passenden Mehrwert der Veranstaltung zu kommunizieren. Es muss klar werden, warum eine Förderung sinnvoll ist. Die Bearbeitungszeit dauert hier oftmals etwas länger, kümmere Dich also frühzeitig darum.

Buche spannende Acts, die Deine Veranstaltung bereichern

Ob Musik, Comedy, Redner oder Artisten – für jedes Event gibt es passende Showacts, die es spannend machen. Bemühe Dich also frühzeitig darum, passende Talente zu gewinnen, die auch eine gewisse Strahl- und Anziehungskraft für Deine Zielgruppe gewinnen.

Natürlich macht es hier einen Unterschied, ob Du einen Showact für ein Firmenbankett suchst oder ein Jugendfest veranstaltest, bei dem die Band klar im Zentrum der Aufmerksamkeit steht.

Beliebte Künstler haben oft schon früh volle Kalender, insbesondere Showbands und DJs. Achte also unbedingt darauf, dass Du Dich rechtzeitig um die passenden Acts bemühst.

Organisiere eine Werbeaktion für Dein Event

Veranstaltungen leben davon, Besucher anzulocken und Tickets zu verkaufen. Entsprechend wichtig ist es, dass Du Deine Veranstaltung früh und aktiv über die passenden Kanäle bewirbst.

In ländlichen Gegenden sind z. B. Plakate in beliebten Geschäften, Flyer oder Annoncen am Schwarzen Brett bzw. in der lokalen Zeitung je nach Zielgruppe wichtige Kanäle. Doch auch digitale Medien wie Social Media oder eine eigene Webseite können ein guter Weg sein, um Dein Event publik zu machen.

Darüber hinaus gibt es regelmässige Kulturübersichten der Regionen, in denen Du Deine Veranstaltung platzieren kannst. Du kannst es auch noch direkter angehen und ein Faltzelt als Promotionstand einsetzen, um die Aufmerksamkeit Deiner Zielgruppe zu gewinnen und Tickets im Vorverkauf abzusetzen.

Wichtig ist, dass Du die passenden Kanäle für Deine Zielgruppe auswählst und mit genügend Vorlauf die entsprechende Mühe in Werbemassnahmen investierst. Denn nur ein gut besuchtes Event ist am Ende ein voller Erfolg für alle Beteiligten.

Besorge die notwendige Veranstaltungstechnik

Was Du genau an Technik brauchst, lässt sich nicht pauschal sagen. Es gibt aber einige Dinge, ohne die Du sehr wahrscheinlich nicht auskommen wirst:

  • Gute Beleuchtung mit passender Lichtstimmung
  • Sehr viele Kabel
  • Hochwertige und leistungsstarke Musikanlage
  • Passendes Mischpult zur Einstellung des Sounds
  • Bei Live-Bands: viele Bestandteile wie Mikrofone, Verstärker etc. (ABER: Viele Bands bringen lieber ihr eigenes Equipment mit)

Darüber hinaus hat jedes Event andere technische Anforderungen. Bei Indoor-Eventlocations ist die notwendige Technik häufig schon vorhanden. Ansonsten kannst Du Dich an einen Technikverleih wenden, wo Du professionell beraten wirst.

Bei Outdoor-Events solltest Du bedenken: Technik ist teuer und muss gut geschützt werden. Dafür eignet sich ein FOH-Zelt. So bleibt die Funktion bei jedem Wetter gewährleistet und es entsteht kein kostspieliger Schaden.

Kümmere Dich um die Verpflegung bzw. das Catering

Ob Getränkeverkauf beim Konzert, Galadinner beim Firmenjubiläum oder Streetfood-Stände auf dem Festivalgelände – die geeignete Verpflegung spielt auf jedem Event eine wichtige Rolle. Immerhin möchtest Du, dass die Besucher sich wohlfühlen und für alle Bedürfnisse gesorgt ist.

Was Du genau benötigst, hängt natürlich wieder stark von der Art der Veranstaltung ab. Bei längeren Konzerten solltest Du auf jeden Fall überlegen, ob es zusätzlich zu Getränken kleinere Snacks zu kaufen gibt. Bei Tagesevents wirst Du ohne geeignetes Catering nicht auskommen. Art, Umfang und Qualität bestimmt dabei der Anlass.

Und vergiss auch nicht, dass wer isst und trinkt auch andere Bedürfnisse entwickelt. Kläre also die WC-Situation frühzeitig und sorge für geeignete Möglichkeiten.

Nutze Pro-Tent Faltzelte – die vielfältigen Begleiter bei jedem Event

Faltzelte sind aufgrund des schnellen Auf- und Abbaus perfekt für die temporäre Nutzung bei Events geeignet. Bei einem Indoor-Event kannst Du so den Einlass vor die Tür auslagern oder einen überdachten Raucherbereich schaffen.

Bei Outdoor-Events wie Festivals oder Open-Air-Konzerten finden Faltzelte vielfältige Anwendung wie z. B.:

  • Catering & Ausschank
  • Einlasskontrolle
  • Merchandise-Stand
  • Erste-Hilfe-Zelt
  • VIP-Lounge
  • Apéro-Bereich
  • FOH-Zelt für Technik

Der Vorteil der hochwertigen Pro-Tent Faltzelten liegt in der robusten Fertigung, die Dich auch bei schlechtem Wetter nicht im Stich lässt. Unsere Faltpavillons sind wasserdicht, wind- und wetterfest und ermöglichen Dir einen schnellen Auf- und Abbau.

Darüber hinaus kannst Du sie vielfältig gestalten und die Rückwände als Fläche für die Bedruckung mit den Logos von Sponsoren, Unterstützern oder Deinem Eventunternehmen nutzen. Um Dir die Eventorganisation noch einfacher zu gestalten, kannst Du unser vielfältiges Zubehör-Sortiment nutzen mit Artikeln wie einer Bartheke, einem Blendenvorbau, Panorama-Wänden, Gewichten u. v. m.

Geniesse die Veranstaltung und bereite sie entsprechend nach

Als Veranstalter hast Du leider den stressigsten Job am Tag der Veranstaltung. Denn während alle anderen Spass haben, musst Du stets die Gesamtsituation im Blick behalten. Schliesslich kann schnell etwas spontan schiefgehen oder Unerwartetes passieren.

Hier hilft Dir ein gut eingespieltes Team im Rücken, um den Druck von Dir zu nehmen. Auch entsprechende Proben und Soundchecks sorgen für einen reibungslosen Ablauf. So hast auch Du die Möglichkeit, den Tag zu geniessen. Immerhin hast Du lange darauf hingearbeitet.

Nach dem Event beginnt für Dich dann die Nachbereitung und Abrechnung. Idealerweise hast Du – je nach Event – die Presse eingeladen und kannst Dich über positive Berichte freuen. Auch Beiträge auf Social Media von Deinen Besuchern geben Dir ein direktes Feedback und zeigen, ob sich die Arbeit gelohnt hat.

Vielleicht hast Du auch einen Fotografen gebucht, der das Event begleitet hat und Dir nun passende Fotos liefert, mit denen Du allen zeigen kannst, was Du auf die Beine gestellt hast. Du darfst zurecht Stolz auf Dich sein!

Checkliste: 9 essenzielle Punkte für die Eventplanung

  • Passende Location buchen
  • Rechtliche Aspekte abklären
  • Sponsoren und Förderer gewinnen
  • Gewünschte Acts buchen
  • Event aktiv bewerben
  • Geeignete Technik besorgen
  • Catering planen – und WC-Situation
  • Pro-Tent Faltzelte einsetzen
  • Das Event geniessen – und nachbereiten

Entdecke das Pro-Tent Eventzelt

Bei Pro-Tent erhältst Du mobile Veranstaltungszelte für Dein professionelles Event. Ob Du ein publikumsstarkes Open-Air-Festival planst, bei einem Tag der offenen Tür Dein Unternehmen präsentieren möchtest oder ein Sport-Event planst: Eventzelte von Pro-Tent sind die perfekten Allrounder für jede Art von Event.

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