Planificare de succes a evenimentelor

Trebuie să acordați atenție acestui lucru atunci când organizați un eveniment

Evenimentele de orice fel sunt o mare provocare pentru organizatori. Fie că este un mic eveniment sub forma unui festival dintr-un sat sau un concert în aer liber pentru mii de vizitatori - o mare varietate de domenii trebuie să conlucreze, pentru ca totul să decurgă bine.

Acest lucru necesită multe abilități organizatorice și multă atenție la detalii. Pentru a ușura planificarea noilor veniți, vă oferim o listă cu aspectele pe care trebuie să le luați în considerare atunci când organizați evenimentul.

Găsiți o locație potrivită pentru evenimentul dvs

Căutarea unei locații potrivite depinde în mare măsură de tipul de eveniment. În cele din urmă, pentru o aniversare a companiei trebuie îndeplinite alte condiții decât pentru o vizionare publică, un concert, un festival sătesc sau o seară de cabaret.

În consecință, trebuie să estimați exact, care locație se va potrivi cel mai bine evenimentului dvs. În funcție de sezon, prima decizie este: indoor sau outdoor? Ambele au avantaje și dezavantaje.

Evenimentele outdoor impresionează printr-un sentiment aparte, mai ales vara, iar după ce ați găsit o locație potrivită, vă puteți organiza singur complet evenimentul. Desigur, trebuie să vă gândiți la acoperișuri adecvate, folosind de ex. corturi pliabile.

Evenimentele indoor sunt o opțiune mai sigură când vine vorba de vreme și, prin urmare, sunt o alegere mai bună, mai ales iarna. De asemenea, oferă avantajul că multe lucruri sunt deja la fața locului (de exemplu, tehnologie, tejghea, scaune etc.). În concesință, trebuie să va adaptați spațiului, care vi se pune la dispoziție.

Alegerea locației potrivite este un bun punct de plecare. Pentru că așa știți, ce provocări vă așteaptă și ce materiale trebuie să procurați.

Obțineți sponsori și susținători pentru siguranța financiară

În special evenimentele mai mari nu pot funcționa fără sponsorizare. Dar și la evenimente mici  puteți să căutați susținători și astfel, să vă asigurați siguranța financiară. Adresați-vă de ex. asociațiilor sau firmelor culturale locale. Băncile au adesea finanțare pentru evenimente culturale.

De asemenea, puteți contacta direct orașul, comuna resp. administrația, care oferă adesea finanțare pentru evenimente. Fundațiile mai mari sau autoritățile politice pot fi, de asemenea, un punct de contact adecvat.

Este important: Arătați întotdeauna sponsorilor privați sau de afaceri un avantaj și o valoare clară (de exemplu, imprimarea logo-ului pe tot materialul publicitar, corturile pliabile cu imprimeuri ale sponsorilor sau afișaje de la fața locului).

Atunci când solicitați finanțare, este important să respectați reglementările corespunzătoare și să comunicați valoarea adăugată adecvată a evenimentului. Trebuie să fie clar , care este rolul finanțării. Timpul de procesare durează adesea mai mult, așa că ocupați-vă de acest lucru din timp.

Organizați o promoție pentru evenimentul dvs

Evenimentele trăiesc din atragerea de vizitatori și vânzarea biletelor. Prin urmare, este important să vă promovați evenimentul din timp și activ prin intermediul canalelor adecvate.

În zonele rurale, de exemplu, afișele din magazinele populare, flyere sau reclamele de pe panouri resp. în ziarul local sunt canale importante în funcție de grupul țintă. Dar mediile digitale, cum ar fi rețelele sociale sau propriul site web, pot fi, de asemenea, o modalitate bună de a vă face publicitate evenimentului.

Există și prezentări culturale regulate regionale în care vă puteți promova evenimentul. De asemenea, puteți folosi o abordare mai directă și puteți utiliza un cort pliabil ca stand promoțional, pentru a atrage atenția grupului țintă și a vinde bilete în avans.

Este important să selectați canalele potrivite pentru grupul dvs. țintă și să investiți în avans efortul corespunzător în măsuri de publicitate. Pentru că doar un eveniment cu mulți participanți are în cele din urmă un succes complet pentru toți cei implicați.

Asigurați alimente resp. catering

Fie că este vorba despre vânzarea de băuturi la un concert, o cină de gală la o aniversare a companiei sau standuri de mâncare stradală în perimetrul unui festival – catering-ul adecvat joacă un rol important la fiecare eveniment. La urma urmei, doriți ca vizitatorii să se simtă confortabil și să le satisfaceți toate nevoile.

De ce anume aveți nevoie depinde desigur foarte mult de tipul de eveniment. Pentru concerte mai lungi, ar trebui să vă gândiți cu siguranță, dacă există mici gustări de cumpărat în plus față de băuturi. La evenimentele de o zi nu vă puteți lipsi de un catering adecvat. Tipul, scopul și calitatea sunt determinate de ocazie.

Și nu uitați, că cine mănâncă și bea își dezvoltă și alte nevoi. Prin urmare, clarificați din timp situația toaletei și oferiți opțiuni adecvate.

Bucurați-vă de eveniment și evaluați succesul în mod corespunzător

Din păcate, în calitate de organizator aveți cele mai solicitante atribuții în ziua evenimentului. Pentru că, în timp ce toți ceilalți se distrează, trebuie să fiți mereu cu ochii pe situația generală. La urma urmei, ceva poate merge prost spontan sau se poate întâmpla ceva neașteptat.

O echipă bine coordonată în spatele dvs. vă va ajuta să scăpați de presiune. Repetițiile adecvate și controalele de sunet fac, de asemenea, ca lucrurile să meargă bine. Astfel aveți și dvs. ocazia sa vă bucurați de zi. La urma urmei, v-ați pregătit mult timp pentru aceasta.

După eveniment, încep pentru dvs. evaluarea și cuantificarea acestuia. În mod ideal, în funcție de eveniment, ați invitat presa și puteți aștepta cu nerăbdare recenzii pozitive. Postările pe rețelele sociale de la vizitatorii dvs. vă oferă, de asemenea, feedback direct și arată, dacă efortul depus a meritat.