Pianificazione di eventi di successo

A che aspetti fare attenzione quando si organizza un evento.

Gli eventi di ogni tipo sono una sfida importante per gli organizzatori. Che si tratti di un piccolo evento sotto forma di sagra paesana, o di un concerto all'aperto per migliaia di visitatori, una vasta gamma di mestieri diversi deve lavorare insieme per garantire che tutto si svolga senza intoppi.

Ciò richiede una grande capacità organizzativa e molta attenzione ai dettagli. Per facilitare la pianificazione ai neofiti, ecco un elenco degli aspetti da considerare quando si organizza un evento.

Trovare una location adatta per il suo evento

La ricerca di una location adatta dipende molto dal tipo di evento. Infatti, i requisiti da soddisfare per un anniversario aziendale sono diversi da quelli richiesti per un evento pubblico, un concerto, una sagra paesana o una serata di cabaret.

Di conseguenza, è necessario valutare esattamente quale sia il luogo più adatto al suo evento. La prima decisione dipende dal periodo dell'anno: all‘interno o all'esterno? Entrambi hanno vantaggi e svantaggi.

Gli eventi all'aperto hanno un'atmosfera particolare, soprattutto in estate, e una volta trovato il luogo adatto, potrà progettare completamente il mondo dell‘evento. Naturalmente, dovrà pensare a una copertura adeguata, ad esempio utilizzando dei gazebo pieghevoli.

Gli eventi al chiuso sono l'opzione più sicura in termini di condizioni meteo e sono quindi la scelta migliore, soprattutto in inverno. Offrono inoltre il vantaggio che spesso molte cose sono già disponibili (ad esempio tecnologia, banconi, posti a sedere, ecc.). Ma bisogna lavorare con lo spazio a disposizione.

La scelta di un luogo adatto è un buon punto di partenza. In questo modo saprà quali sono le sfide che la aspettano e cosa deve procurarsi in termini di attrezzature, ecc.

Ottenere sponsor e sostenitori per la garanzia finanziaria

Gli eventi più grandi, in particolare, non possono fare a meno delle sponsorizzazioni. Ma può anche cercare sostenitori per eventi più piccoli e creare così una garanzia finanziaria. Contatti ad esempio le organizzazioni culturali o le aziende locali. Anche le banche spesso dispongono di fondi per gli eventi culturali.

Può anche contattare direttamente la città, il comune o l'amministrazione, che spesso offrono finanziamenti per gli eventi. Anche le grandi fondazioni o gli enti politici possono essere un interlocutore da contattare.

È importante mostrare sempre agli sponsor privati o commerciali un chiaro vantaggio e controvalore (ad esempio, stampa del logo su tutto il materiale pubblicitario, gazebo pieghevoli con striscioni stampati degli sponsor o espositori sul posto).

Quando si richiede un finanziamento, è importante rispettare le normative vigenti e comunicare il valore aggiunto dell'evento. Deve essere chiaro perché una sponsorizzazione abbia senso. I tempi di elaborazione sono spesso un po' lunghi, quindi è bene occuparsene per tempo.

Organizzi una promozione per il suo evento

Gli eventi prosperano grazie all'attrazione dei visitatori e alla vendita dei biglietti. È quindi importante pubblicizzare l'evento in anticipo e in modo attivo attraverso i canali appropriati.

Nelle zone rurali, ad esempio, manifesti nei negozi più frequentati, volantini o annunci nelle bacheche o sul giornale locale sono canali importanti, a seconda del gruppo target. Tuttavia, anche i media digitali, come i social media o il proprio sito web, possono essere un buon modo per pubblicizzare il proprio evento.

Le regioni pubblicano inoltre tutti gli eventi locali, grazie a cui è possibile pubblicizzare il proprio evento. Può anche adottare un approccio ancora più diretto e utilizzare un gazebo pieghevole come stand promozionale per attirare l'attenzione del suo gruppo target e vendere biglietti in anticipo.

È importante selezionare i canali giusti per il proprio gruppo target e investire il giusto impegno in misure pubblicitarie con sufficiente anticipo. In fin dei conti, solo un evento ben frequentato sarà un successo completo per tutte le parti coinvolte.

Occuparsi del catering o della ristorazione

Che si tratti della vendita di bevande a un concerto, di una cena di gala in occasione di un anniversario aziendale o di stand street food sul sito del festival, un catering adeguato svolge un ruolo importante in ogni evento. Dopo tutto, vuole che i visitatori si sentano a proprio agio e che tutte le loro esigenze siano soddisfatte.

L'esatto fabbisogno dipenderà ovviamente dal tipo di evento. Per i concerti più lunghi, dovrà sicuramente considerare la possibilità di offrire piccoli snack oltre alle bevande. Per gli eventi di un giorno, non potrà fare a meno di un catering adeguato. Il tipo, la portata e la qualità saranno determinati dall'occasione.

E non dimentichi che le persone che mangiano e bevono sviluppano anche altre esigenze. Chiarisca quindi in anticipo la situazione dei servizi igienici e si assicuri di disporre di strutture adeguate.

Si goda l‘evento - organizzi il follow-up

Il giorno dell'evento, purtroppo, il lavoro più stressante è quello dell'organizzatore. Perché mentre tutti gli altri si divertono, lei deve sempre tenere d'occhio la situazione generale. Dopo tutto, qualcosa può andare storto facilmente, o può accadere qualcosa di inaspettato.

In questo caso, avere alle spalle un team ben organizzato la aiuterà ad alleggerire la pressione. Prove e controlli del suono adeguati assicurano che tutto fili liscio. Questo le dà anche la possibilità di godersi la giornata. Dopo tutto, ha lavorato a lungo per raggiungere questo obiettivo.

Dopo l'evento, è il momento di occuparsi del follow-up e della contabilità. Idealmente, a seconda dell'evento, avrà invitato la stampa e potrà contare su resoconti positivi. Anche i post sui social media dei visitatori le daranno un feedback diretto e le mostreranno se il lavoro è valso la pena.

Potrebbe anche aver prenotato un fotografo che accompagni l'evento e le fornisca foto adeguate per mostrare a tutti ciò che ha realizzato. Ha tutto il diritto di essere orgoglioso di sé stesso!